The Information Systems and Computer Applications examination covers material that is usually taught in an introductory college-level business information systems course.

ToutApp, estadísticas, programación y templates para Gmail by Bárbara Pavan

No estaremos aventurando una afirmación demasiado alocada al decir que Gmail es uno de los mejores proveedores de correo electrónico del mundo. Sí, es cierto que Outlook.com le puede estar pisando los talones, pero para eso tenemos que esperar un buen rato. Por ahora, Gmail es una excelente elección no solamente para cuentas personales sino también para cuentas empresariales –a través de Google Apps for Businesses por ejemplo- con un abanico de funcionalidades que nos dejan todas las necesidades cubiertas. Con una reciente actualización que cambia la forma en la que podemos escribir los correos, Gmail se está transformando en una herramienta de ensueño, si es que ya no lo era. Pero todavía podemos hacerle algunas mejoras, y si Gmail no nos puede leer la mente, entonces podemos insertar esas mejoras a través de aplicaciones desarrolladas por terceros.

Eduardo les presentó hace algunas semanas algunas extensiones y apps que se pueden usar para realmente sacar provecho a nuestro Gmail  –Bananatag, KeyRocket, Mail Timer y otras-. Para la gestión de contactos, que a veces, y más desde la introducción desde Google+ , puede dejar mucho que desear, tenemos Rapportive , herramienta que en su momento también reseñamos. ¿Podemos seguir exprimiendo Gmail? Sí, por supuesto, y hoy les vamos a hablar de otras de las cosas que podemos hacer: usar una flamante aplicación que se llama Tout , y que nos permite, entre otras cosas, organizar contactos, programas respuestas de correos electrónicos, y obtener estadísticas de apertura de correos, cosas muy útiles dependiendo de la línea de trabajo que tengamos.

Antes de comenzar tenemos que hacer la aclaración correspondiente: Tout no es una aplicación gratuita. Tiene diferentes planes de pago para quienes estén interesados, y como  debería suceder en todo tipo de aplicaciones de pago –no siempre pasa- podemos probarla por un período para decidir si vale la pena. Las funcionalidades de Tout realmente hacen que abrir la billetera no duela tanto,  es una herramienta muy completa sobre todo si usamos nuestro Gmail con motivos laborales. Estas son las características más interesantes que tiene:

  • Estadísticas sobre correos electrónicos: si comenzamos a probar Tout esta es seguramente la función que más atraerá nuestra atención. Con Tout podemos obtener estadísticas en tiempo real para saber si la persona a la que le enviamos el correo lo abrió, y más importante, si hizo clic en el link que adjuntamos en el correo. Es importante también cuando queremos saber cuántas personas de un grupo abrieron el mail que mandamos.

  • Templates para aumentar la productividad: es increíble la cantidad de veces que mandamos el mismo correo una y otra vez. “Ya me estoy encargando”, “ya está hecho”, y más, son algunos de los mensajes que al menos personalmente más envío. Con Tout nos podemos ahorrar este trabajo creando templates de todo tipo de correo, que podemos acceder fácilmente desde Gmail para poder dejar de perder tiempo con estos mails. Pero no solamente tenemos un texto para programar, sino que además podemos agregar archivos adjuntos, CC y BCC a determinados contactos, y algunas otras opciones de personalización.

  • Programar envío de correos: me ha pasado de querer responder un mail laboral a la madrugada y darme cuenta de que sería una actitud por lo menos obsesiva. Con Tout tenemos opciones para programar el envío de correo en el momento que pensamos que es el indicado.

  • Integración con otros servicios CRM: Tout cuenta con una integración con Salesforce, Highrise, CapsuleCRM y Batchbook, con sus contactos, y más.

  • Trabajo colaborativo: podemos compartir los templates que creamos en Tout con otros miembros del equipo para acelerar el trabajo y que todos puedan responder los correos. Además, si somos los administradores de la cuenta tendremos acceso exclusivo a estadísticas de uso de correo electrónico –noticias no tan alegres para los que no son administradores y disfrutan de enviar mails en broma-.

  • Aplicaciones móviles: Tout se completa con aplicaciones para smartphones, algo fundamental.

  • Mejor administración de contactos: con Tout podemos ver el ida y vuelta de correos que hemos tenido con un determinado contacto y que no dependa de una determinada conversación, una organización en grupos para poder enviar correos de forma más rápida, y más.

En definitiva, con todo este paquete de funciones, Tout nos garantiza que vamos a estar aprovechando al máximo nuestro tiempo en Gmail, encargándonos de otras cosas más importantes mientras la app se encarga de mandar nuestros correos importantes. También funciona para Outlook y pronto estará para Apple Mail, así que no están dejando de lado nada. Para tener en cuenta.

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